«Мы удвоили производительность, не покупая новое оборудование». Как?

Раньше я думал, что большая производительность означает большее давление. Мой стол всегда был полон. Сообщения продолжали приходить. Задачи накопились. Я отвечал быстрее, работал дольше и все равно чувствовал себя отстающим. Самое странное было вот что: чем больше я торопился, тем меньше успевал. Мой день выглядел занятым, но результаты не соответствовали затраченным усилиям. Эта проблема распространена в сфере продаж, маркетинга и малого бизнеса. Многим людям не нужно больше часов. Им нужна лучшая система. Что изменилось для меня, было просто. Я перестал пытаться сделать все сразу. Я начал разбивать работу на небольшие части, давал каждой части четкую цель и отслеживал, что на самом деле повлияло на результат. Моя производительность не росла, потому что я работал как машина. Он вырос, потому что я работал с меньшими отходами. Хочу поделиться методом, которым пользуюсь сейчас. Это практично. Это легко повторить. Он также подходит людям, которым нужны четкие результаты, не усложняя свой день. Начну с одного вопроса: Какая задача дает мне наиболее полезный результат прямо сейчас? Этот вопрос изменил мой подход к работе. Раньше я переключался между сообщениями, редактированием контента, звонками клиентам и последующими действиями. Я чувствовал себя активным, но мое внимание продолжало рассеиваться. Теперь я выбираю одну главную цель на день. Если мне нужны продажи, я сосредотачиваюсь на наиболее важном этапе. Если мне нужен контент, я сосредотачиваюсь на одном сильном черновике, прежде чем касаться мелких деталей. Я также держу свою работу на виду. Пустая страница создает стресс. Чистая страница создает движение. Я пишу три коротких списка: - что нужно сделать сегодня - что может подождать - что мне пока следует перестать делать Эта маленькая привычка экономит энергию. Это также помогает мне быть честным. Многие люди говорят, что хотят больше результатов, но их график полон задач, которые не помогают им продавать, писать или доставлять. Мне особенно запомнился один реальный случай. Ко мне обратилась владелица небольшого интернет-магазина, потому что ее команда была перегружена. У нее было два сотрудника, которые отвечали на сообщения клиентов, обновляли страницы продуктов и проверяли заказы. Они усердно работали каждый день, однако время отклика оставалось медленным, а обновления продуктов задерживались. Мы вместе посмотрели работу. Проблема была не в усилии. Проблема заключалась в том, что к каждой задаче относились одинаково. Мы изменили поток. Вопросы клиентов получили простые шаблоны ответов. Обновления продукта были сгруппированы в один блок каждый день. Проверки заказов проводились в определенное время, а не каждые несколько минут. Команда весь день перестала переключать задачи. За короткий период они обработали больше запросов с меньшим количеством путаницы. Ее слова были просты: «Я чувствую, что мы вернули наш день обратно». Вот как для меня выглядит удвоение производительности. Не шум. Не хаос. Просто более чистая работа. Я использую три шага, когда хочу получить лучший результат: - очистить список задач - сгруппировать схожие работы вместе - просмотреть результат, прежде чем двигаться дальше. Это помогает, потому что мозг работает лучше, когда он какое-то время занимается одним типом работы. Написание электронных писем, проверка номеров и создание контента — все это требует другого умственного режима. Если я смешиваю их слишком много, моя скорость падает. Если я их группирую, я двигаюсь быстрее и совершаю меньше ошибок. Я также уделяю внимание небольшим перерывам. Некоторые люди думают, что отдых означает потерю импульса. Я вижу это по-другому. Короткие паузы помогают мне сохранять концентрацию. Пятиминутный перерыв после тяжелой задачи может сэкономить двадцать минут на переработке позже. Я усвоил это на собственном горьком опыте. Когда я преодолеваю усталость, я совершаю ошибки по неосторожности. Тогда я трачу больше времени на их исправление. Моя точка зрения проста: результат – это не только действие. Речь идет о чистых действиях. Вот почему я предпочитаю простой процесс многолюдному. Я не гонюсь за каждым новым трюком. Я не наполняю свой день инструментами, которыми не буду пользоваться. Я выбираю несколько шагов, тщательно их повторяю и делаю так, чтобы их было легко измерить. Если я хочу улучшить объем продаж, я смотрю на качество потенциальных клиентов, скорость ответов и ритмичность последующих посещений. Если я хочу улучшить качество написания, я смотрю на качество набросков, скорость черновиков и время редактирования. Если я хочу улучшить результаты работы команды, я смотрю на четкость передачи задач, владение задачами и на то, как часто людям приходится задавать один и тот же вопрос дважды. Это простые знаки. Мне подсказывают, где скрывается задержка. Я также считаю, что людям следует перестать сравнивать темп своей работы с чьей-то поверхностной историей. Быстрый результат может скрыть большую часть последующей очистки. Спокойный процесс может привести к улучшению работы с меньшим количеством проблем. Я усвоил этот урок после того, как попытался найти кого-то, кто, казалось, производил больше меня каждую неделю. Я скопировал скорость, а не метод, и поплатился за это большим количеством ошибок. Когда я вернулся к своему собственному процессу, качество улучшилось, а производительность выросла до уровня, который я мог сохранить. Это та часть, которая меня волнует больше всего. Не удачный шип. Повторяемая система. Если вы чувствуете, что застряли, я бы начал здесь: - удалите одну задачу, которая не имеет значения - дайте одной важной задаче фиксированный временной интервал - напишите один четкий следующий шаг, прежде чем остановиться на день. Эти три шага небольшие, но они помогают. Я видел, как они работают в моем собственном графике, и я видел, как они работают и для других людей. Удвоение производительности не всегда достигается за счет большего. Часто это происходит благодаря более четкому видению работы, уменьшению шума и обеспечению достаточной простоты процесса для повторения. Это та часть, которую большинство людей упускают. И как только они это увидят, работа станет легче, день станет чище, а результат начнет соответствовать затраченным усилиям.

Раньше я делал паузу каждый раз, когда хотел начать что-то новое. Я сказал себе, что мне нужно новое снаряжение, лучшая установка или более чистый план, прежде чем я смогу двигаться. Эта мысль выглядела безопасной, но она не давала мне покоя. Моя старая сумка все еще работала. Мой телефон все еще работал. Мой ноутбук все еще включался. Настоящая проблема заключалась не в моих инструментах. Это была моя привычка ждать. Я видел эту картину много раз. Человек хочет бегать, поэтому он продолжает покупать подходящую обувь. Друг хочет начать публиковать фотографии, поэтому продолжает смотреть в камеры. Другой человек хочет тренироваться дома, поэтому продолжает сравнивать маты, ленты и скамейки. Я понимаю это чувство. Покупка чего-то нового ощущается как прогресс. Оно также может скрывать страх. Если я продолжу делать покупки, мне еще не обязательно начинать. Что изменилось для меня, так это простое правило. Прежде чем что-либо купить, я задал один вопрос: могу ли я сделать это с тем, что у меня уже есть? В большинстве случаев ответ был да. Когда мне захотелось сделать более качественные фотографии для местной пекарни, я не стал покупать новую камеру. Я воспользовался телефоном, открыл окно и почистил линзу. Я переместил тарелку ближе к естественному освещению. Я сделал десять фотографий, сохранил три и отправил их владельцу. Пост был опубликован в тот же день. Изображения не были идеальными. Они были полезны. Это имело большее значение. Я последовал той же идее, когда начал короткую домашнюю тренировку. Мне не нужен был полноценный спортивный уголок. Я использовал стул, полотенце и место на полу в гостиной. Я записал пять движений: приседания, отжимания от стены, подъемы на ноги, удержание планки и медленная растяжка. Первую неделю было неловко. Мое тело к этому не привыкло. Я придерживался небольшого распорядка, чтобы иметь возможность его повторить. В первый день это помогло больше, чем любое блестящее снаряжение. Если вы хотите использовать эту идею, я бы начал здесь: проверьте, что у вас уже есть. Разложите его на столе или запишите на телефоне. Посмотрите на каждый предмет и спросите, на что он способен сегодня. Выберите одну цель. Не пытайтесь исправить все сразу. Выберите одну задачу, которая важна прямо сейчас. Удалите лишние шаги. Если ваша цель — писать, используйте простой блокнот или обычный документ. Если ваша цель — приготовить больше, используйте уже имеющуюся у вас сковороду. Если ваша цель — больше двигаться, наденьте одежду в ящик и начните. Проверьте перед заменой. Используйте текущий инструмент в течение нескольких дней. Обратите внимание, где это помогает, а где нет. Этот пробел подскажет вам, что вам может понадобиться позже. Покупайте только тогда, когда необходимость очевидна. Я не покупаю, потому что мне скучно. Покупаю, когда недостаток тормозит работу. Это экономит деньги и позволяет мне сосредоточиться на задаче, а не на полке. Мне нравится этот способ работы, потому что он кажется честным. Это снижает шум. Это также дает мне лучшие привычки. Когда я перестаю относиться к экипировке как к ответу, я уделяю больше внимания практике, терпению и маленьким победам. Хороший инструмент может помочь. Я этого не отрицаю. Новый предмет может решить настоящую проблему. Я просто не позволяю этому стать поводом для отсрочки действий. Поэтому, когда я слышу, как кто-то говорит, что он не может начать, потому что ему нужно новое оборудование, я думаю о том, как часто это оправдание скрывает следующий шаг. Начните с того, что у вас есть. Используйте это хорошо. Учитесь на этом. Меняйте его только тогда, когда работа требует большего. Такой подход сэкономил мне деньги, время и массу пустого ожидания.

Раньше я думал, что отходы — это небольшая проблема. Несколько дополнительных коробок здесь, несколько неиспользованных вещей там, стопка распечатанных страниц на столе. Выглядело это безобидно. Потом я посмотрел на стоимость. Отходы не остаются небольшими надолго. Это требует денег, пространства, сосредоточенности и доверия. Я видел, как каждый вечер кафе выбрасывало непроданный хлеб. Я видел, как небольшой интернет-магазин упаковывал заказы со слишком большим количеством наполнителя, а затем платил больше за доставку. Я видел, как офисные команды печатали один и тот же файл трижды, потому что никто не проверял черновик. Каждый случай выглядел незначительным. Каждый случай незаметно вредил результату. Вот почему мне нравится идея «Меньше отходов, больше побед». Я читаю это как простое правило: когда я убираю то, что мне не нужно, я освобождаю место для лучшей работы. Я начинаю с мусора, который вижу. В своей работе я рассматриваю три области: запасы, упаковку и процесс. Если я держу слишком много акций, я лишаюсь денег. Если я использую слишком много упаковки, я увеличиваю расходы и создаю больше мусора. Если мой процесс состоит из слишком большого количества этапов, я трачу энергию еще до того, как достигну результата. Небольшая пекарня в моем городе подала мне хороший пример. Владелец выпекал фиксированную сумму каждый день, даже когда продажи были низкими. Он отслеживал то, что осталось, в течение двух недель. Закономерность была очевидна. Некоторые товары хорошо продавались утром, а другие просто лежали на полке. Он изменил размер партии и скорректировал меню. Меньше хлеба отправлялось в мусорное ведро. Продажи не упали. Команда тоже почувствовала меньше стресса. Это та победа, которой я доверяю. Это практично. Это видно. Я использую простой подход, когда хочу сократить количество отходов. 1. Я проверяю, что чаще всего выбрасывают. Если один и тот же предмет продолжает оставаться в мусоре, я обращаю на это внимание. Этот элемент отправляет сообщение. 2. Я спрашиваю, где начинаются траты. Это может начаться с того, что вы покупаете слишком много, упаковываете слишком много или планируете слишком мало. Мусорное ведро — это только конечная точка. 3. Я меняю одну маленькую привычку за раз. Я не пытаюсь решить все проблемы сразу. Меняю одну деталь, смотрю результат, потом снова корректирую. 4. Я измеряю результат простыми словами. Я задаю простые вопросы. Я потратил меньше? Я сэкономил место? Работа стала более гладкой? Заметили ли клиенты изменения? Этот образ мышления также помогает в маркетинге. Я видел, как бренды наполняли рекламу длинными заявлениями и отточенными фразами, но послание по-прежнему казалось пустым. Они тратят усилия на шум. Они тратят слова впустую. Четкое сообщение работает лучше для меня. Я пишу то, что хочет знать покупатель. Я делаю предложение простым. Я удаляю лишние строки, которые не помогают читателю определиться. Это тоже сокращение отходов. Реальный случай из интернет-магазина товаров для дома наглядно это показал. Команда переписала страницы продуктов, полные расплывчатых слов. Заменили их короткими подробностями: размер, использование, материал, этапы ухода и настоящее фото из домашней обстановки. Клиенты задавали меньше вопросов. Доходы немного упали. Страница стала легче читаться. Изменение не было громким, но помогло. Меня также волнуют отходы на офисном столе. Многие команды теряют ценность в мелочах. Они проводят встречи без четкого указания. Они отправляют сообщения, которые повторяют одну и ту же мысль три раза. Они хранят файлы в грязных папках, а затем тратят лишние минуты на их поиск. Я был в такой комнате. Это истощает людей. Когда я очистил имена файлов, сократил записи совещаний и установил четкого владельца для каждой задачи, работа пошла с меньшими трудностями. Это моя собственная точка зрения: растраты часто являются признаком того, что система нуждается в лучшей форме. Я не гонюсь за совершенством. Я буду лучше использовать. Меньше отходов может означать меньшие затраты. Меньше стресса. Меньше путаницы. Больше возможностей для качества. Больше возможностей для обслуживания. Больше возможностей для получения прибыли от реальной работы, а не от дополнительных усилий, которые никогда не были бы необходимы. Если бы мне пришлось выразить это в одну строку, я бы сказал так: я выигрываю больше, когда перестаю платить за то, чем не пользуюсь. Этот урок проявляется в кафе, магазине, офисе и даже в том, как я пишу. Четкие слова экономят внимание. Четкие шаги экономят усилия. Четкие решения экономят деньги. Результат легко увидеть. Я держу эту идею при себе каждый день.

Раньше я думал, что напряженный день означает продуктивный день. Мой почтовый ящик был полон, календарь был забит, а список дел продолжал расти. Я весь день отвечал на сообщения, перескакивал с одной задачи на другую и все равно чувствовал себя отстающим. Работа была, а потока не было. Вот что меняет более разумный рабочий процесс. Более разумный рабочий процесс заключается не в том, чтобы делать больше ради того, чтобы выглядеть занятым. Речь идет о том, чтобы облегчить выполнение каждого шага, чтобы я мог сэкономить энергию для действительно важной работы. Когда мой процесс ясен, я делаю меньше ошибок. Я трачу меньше времени. Я чувствую меньше давления. Я узнал об этом небольшим, но реальным способом, помогая команде продаж вести ежедневное наблюдение за клиентами. Вначале каждый лид отслеживался в разных заметках: кто-то в чате, кто-то в электронных таблицах, а кто-то в головах людей. Звонки были пропущены. Ответы были запоздалыми. Некоторым клиентам пришлось задать один и тот же вопрос дважды. Эта проблема не была вызвана недостатком усилий. Это произошло из-за слабого рабочего процесса. Я изменил процесс, выполнив несколько простых шагов. Я начал с того, что записал все задачи, которые должны были произойти после того, как появился лид. Никаких догадок. Игра без памяти. Я перечислил шаги доступным языком: собрать контакт, проверить необходимость, назначить владельца, отправить первый ответ, настроить следующее сопровождение. Как только команда увидела весь путь, работать стало легче. Затем я удалил лишние передачи. Слишком многие команды теряют время, когда одна задача проходит через слишком много людей. Сообщение передается от отдела продаж в службу поддержки менеджеру и обратно. Каждая передача обслуживания создает задержку. Я сделал этот процесс коротким. Один человек владел одной задачей. Если проблема требовала помощи, этот человек просил об этом сразу, а не ждал. Я также сгруппировал похожие работы вместе. Ответы на электронные письма, проверка обновлений и написание отчетов — все это тянет ум в разные стороны. Теперь я устанавливаю блоки времени для подобных задач. Когда я занимаюсь одним видом работы, моя концентрация сохраняется дольше. Я делаю лучший выбор. Я тоже заканчиваю быстрее. Еще одно изменение связано с использованием простых шаблонов. Хороший шаблон не делает работу холодной. Это делает работу стабильной. Я использую шаблоны коротких сообщений для общих вопросов клиентов, ежедневных обновлений статуса и заметок о встречах. Это означает, что я не начинаю каждый раз с нуля. Я по-прежнему говорю как я, но сохраняю энергию для тех частей, которые требуют серьезного обдумывания. Еще я оставляю одно место для основных задач. Я больше не позволяю работе распределяться по слишком большому количеству инструментов. Мне достаточно одной доски или одного списка, чтобы увидеть, что открыто, что ждет и что сделано. Когда я вижу полную картину, мне не нужно гадать. Я не пропускаю маленьких шагов. Только это снижает стресс. Более разумный рабочий процесс также требует места для обзора. Я проверю свой процесс в конце недели. Я задаю простые вопросы: Где я потерял время? Какая задача продолжала возвращаться? Какой шаг вызвал замешательство? Я не пытаюсь исправить все сразу. Я выбираю одно слабое место и улучшаю его. Небольшие изменения часто работают лучше, чем большие планы. Я видел это и в повседневной жизни, помимо работы в сфере продаж. Друг, у которого есть небольшой интернет-магазин, раньше упаковывал заказы поздно вечером, после того как весь день отвечал на вопросы клиентов. Она чувствовала усталость и допускала небольшие ошибки при доставке. Она изменила свой распорядок дня. Она отвечала на распространенные вопросы в установленное время, упаковывала заказы в одну партию и хранила этикетки, коробки и скотч в одном чистом месте. Работа не стала легкой, но стала гладкой. Она перестала бороться с этим процессом. Вот почему мне нравится идея более разумного рабочего процесса. Он уважает время. Он уважает внимание. Это также помогает людям сохранять спокойствие, когда день становится насыщенным. Если бы мне пришлось описать это одним предложением, я бы сказал так: более разумный рабочий процесс превращает разрозненные усилия в устойчивый прогресс. Мне не нужна идеальная система. Мне нужен простой, которым я могу продолжать пользоваться. Мне нужно меньше шума, меньше повторов и четкий путь от начала до конца. Когда я выстраиваю такой поток, моя работа становится легче, а результаты становится легче повторить.

Раньше я думал, что для достижения лучших результатов нужны лучшие инструменты. В этом я ошибся. Большинству людей не нужно новое приложение, новый бюджет или новая система с первого же дня. Им нужен более четкий способ использования того, что у них уже есть. Я видел это в звонках по продажам, работе с контентом и выполнении ежедневных задач. Инструменты остались прежними. Результаты изменились. Обычно людям вредит не нехватка ресурсов. Это пустая трата времени. Я видел, как хорошие команды теряют часы, потому что они продолжают открывать слишком много вкладок, переписывать одно и то же сообщение или использовать инструмент без устойчивой привычки. Владелец небольшого магазина, с которым я работал, месяцами пользовался одним и тем же телефоном, одной и той же электронной таблицей и одним и тем же приложением для обмена сообщениями. Поначалу ее продажи не сильно изменились. После того, как она изменила свой распорядок дня, она стала отвечать быстрее, лучше следить за происходящим и вести более аккуратный учет. Она не купила новую систему. Она использовала старую с большей дисциплиной. Идея проста, но она имеет значение. Я рассматриваю принцип «Большая прибыль, одни и те же инструменты» как практическое правило: небольшие изменения в использовании могут дать гораздо лучший результат, чем погоня за новым инструментом каждые несколько недель. Я концентрируюсь на следующем: 1. Заставьте один инструмент выполнять одну четкую работу. Когда я разделяю назначение инструмента, я получаю беспорядочные результаты. Приложение для заметок должно хранить заметки. Приложение чата должно поддерживать быстрый разговор. На листе должны отслеживаться номера. Если я буду держать эту линию четкой, я экономлю время каждый день. Например, один мой знакомый торговый представитель хранил данные о клиентах в сообщениях чата, блокнотах и ​​отдельных скриншотах. Он не смог найти прошлые запросы, когда клиент вернулся. После того, как он переместил все имена клиентов, их потребности и даты последующих посещений на один лист, его звонки стали более гладкими. Он перестал гадать. 2. Используйте фиксированный ежедневный поток. Я работаю лучше, когда моя работа каждый день начинается одинаково. Я проверяю срочные ответы. Я просматриваю основной список задач. Я обновляю следующее действие для каждого лида или проекта. Затем я перехожу в рабочий режим. Это звучит просто. Это работает, потому что снижает шум. Владелица кафе, с которой я познакомилась, открывала страницы своего магазина в социальных сетях, записи заказов и сообщения поставщиков наугад. Она чувствовала себя занятой, но пропускала мелкие дела. После того, как она установила одну короткую утреннюю процедуру проверки, она сократила количество пропущенных заказов и запоздалых ответов. Те же инструменты. Лучше поток. 3. Уберите повторяющуюся работу Мне нравится искать задачи, которые повторяются снова и снова. Это те места, где я экономлю больше всего усилий. Если я пишу один и тот же ответ много раз, я сохраняю один чистый шаблон и редактирую небольшую часть, которая меняется. Если я отслеживаю лиды одного и того же типа, я каждый раз использую одни и те же поля. Если мне нужны отчеты каждую неделю, я сохраняю макет без изменений, чтобы не начинать с нуля. Простой пример: один интернет-продавец, с которым я работал, отвечал на вопросы о доставке, печатая каждый ответ с нуля. Это заняло слишком много времени. Она сделала три коротких варианта ответа, сохранила их и при необходимости скорректировала название заказа или адрес. Скорость ее ответа улучшилась, а стресс снизился. 4. Сохраняйте данные в чистоте Плохие данные приводят к плохим решениям. Я видел, как команды отмечали «активность», хотя настоящей проблемой были плохие результаты. Неправильные имена. Пропущенные даты. Старые контактные данные. Нет четкого следующего шага. Я больше доверяю простой системе, чем перегруженной. Если послужной список чист, я вижу, что имеет значение. Если это не так, я трачу энергию на перебор ошибок. Это одна из причин, по которой я веду свои записи кратко и ясно. Мне не нужны модные ярлыки. Мне нужна пластинка, которую я могу быстро прочитать. 5. Посмотрите, что на самом деле делает этот инструмент Я задаю себе прямой вопрос: помогает ли этот инструмент мне двигаться быстрее или он просто заставляет меня чувствовать себя активным? Этот вопрос спасает меня от большого количества шума. У маркетинговой команды, которую я наблюдал, было много информационных панелей. Они выглядели впечатляюще. Они все еще не могли сказать, какие сведения заслуживают дальнейшего изучения. Когда они сократили количество отчетов и оставили только те, которые использовали, их повседневная работа стала проще. Их внимание тоже улучшилось. Я придерживаюсь простой точки зрения: инструмент должен поддерживать действие, а не заменять его. То, что я извлек из этого, ясно. Большие выгоды редко достигаются от резкого переключения. Они возникают благодаря лучшим привычкам, более чистым записям и меньшему количеству отходов. Если я хочу получить более сильные результаты с помощью тех же инструментов, я делаю три вещи: я упрощаю работу каждого инструмента. Я установил повторяемый поток. Я сокращаю повторяющуюся работу и сохраняю данные в чистоте. Такой подход может показаться простым. Это. Это также подходит для реальной работы. Я видел, как это помогает владельцу магазина отвечать быстрее, торговому представителю более плавно завершать последующие действия, а небольшой команде сохранять спокойствие в напряженные дни. Новая платформа никому не была нужна. Им нужен был лучший способ использовать то, что у них было. Это та часть, которой я доверяю больше всего. Те же инструменты. Более четкое использование. Лучшие результаты. Хотите узнать больше о тенденциях и решениях в отрасли? Свяжитесь с Чарли: charlie@hlcablemachine.com/WhatsApp +8615524632632.

Друкер Питер Ф. 2007 Эффективный руководитель Аллен Дэвид 2015 Как привести дела в порядок Искусство продуктивности без стресса Канеман Дэниел 2011 Думать быстро и медленно Котлер Филип и Келлер Кевин Лейн 2016 Управление маркетингом Остервальдер Александр и Пиньёр Ив 2010 Генерация бизнес-моделей Синек Саймон 2009 Начни с «Почему»